1.1. Для удобства изложения, независимо от названия должности, далее  работник, уполномоченный на ведение кадрового  учета будет именоваться  по тексту  «Специалист по кадровому учету», или «Специалист».

1.2. Специалист по кадровому учету  назначается приказом по обществу с оформлением изменений (дополнительного соглашения) к трудовому договору о должностных обязанностях, либо принимается на работу  в соответствующей должности (начальник кадровой службы, менеджер по персоналу, др.) с обязанностями в объеме должностной инструкции или трудового договора. Для специалистов в обязанности которых входит и кадровый учети и делопроизводство, к примеру, допустима разработка общей инструкции, пример которой мы предлагаем здесь.

  2.  ОФОРМЛЕНИЕ ПРИЕМА  НА РАБОТУ

• 2.1. Документы, предоставляемые работником  при приеме на работу.
• При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, передает специалисту:
• 1)  подписанное заявление о приеме на работу;
• 2)  паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
• 3)  трудовую книжку, за исключением случаев, когда работник поступает на работу впервые или на условиях совместительства;
• 4) документ об образовании, квалификации или наличии специальных знаний при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;
• 5)  страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
• 6) свидетельство о присвоении ИНН
• 7) документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу.
• (Документы по п.2, 4, 5, 6, 7  необходимы кадровой службе в копиях, с предъявлением оригиналов).
• В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку (брать заявление об этом обязательно. мотивированное).

2.2.  Документы, оформляемые кадровой службой при приеме на работу

• При  оформлении приема на работу сотрудник ставит свою подпись:
• 1.  в заявлении о приеме на работу;
• 2.  в Трудовом договоре:  одна подпись в подписании договора и  вторая подпись в получении второго экземпляра договора.  Допустимо при подписании трудового договора брать с работника подпись в тексте договора  в ознакомлении его с внутренними документами (с перечислением этих документов).
• 3. в ознакомлении с приказом о приеме на работу (в Приказе обязательно указание оклада, должности,  и испытательного срока).
• 4.  в книге учета движения трудовых книжек (в передаче книжки).
• 5. В расписке в  ознакомлении с внутренними документами общества, или, что предпочтительнее - на должностной инструкции по своей должности и текстах иных внутренних документов общества. 
• 6.  В личной карточке.
• 2.3. Внутренние документы общества
• 1.  Обязательными для всех внутренними документами общества (по кадровому учету) являются:
• -  Правила внутреннего трудового распорядка (Правила ВТР)
• -  Положение о защите персональных данных
• - Положения (Инструкции) об охране труда
• -  Штатное расписание Работодателя.
• -  Правила пожарной безопасности
• -  Должностные инструкции специалистов
• -  Иные внутренние документы (производственные  инструкции, положения о коммерческой тайне, положения об оплате труда (при сложной системе сочетания окладов и премирования ежемесячно, др.) по специфике вашей деятельности.

Должностная инструкция по общему  правилу разрабатывается для должностей специалистов. Для работников рабочих специальностей, исполняющих определенную  трудовую функцию (например: водитель, уборщица, др.) должностная инструкция может не разрабатываться и их трудовая функция и особенности работы могут быть  указаны кратко в трудовом договоре.

В любом случае работники рабочих специальностей должны быть ознакомлены с иными имеющими отношение к ним внутренними документами работодателя - правилами охраны труда, правилами внутреннего трудового распорядка, др.

Учитывайте реальную необходимость исключения доступа сотрудников вашей фирмы к персональным данным работников и к документам кадрового учета, в целях избежания их утраты.  

Испытание при приеме на работу: Срок испытания не может превышать трех месяцев, а для руководителей организаций и их заместителей, главных бухгалтеров и их заместителей, руководителей филиалов, представительств или иных обособленных структурных подразделений организаций - шести месяцев.  В срок испытания не засчитываются период временной нетрудоспособности работника и другие периоды, когда он фактически отсутствовал на работе.

Ознакомление работника с внутренними документами общества

1. Классический вариант ознакомления работника с  должностной инструкцией и иными внутренними документами – это его подпись в ознакомлении  на оборотной стороне этого документа, с указанием даты ознакомления.  Расписка об ознакомлении так же широко практикуется, но ее применение иногда может затруднить суд в выяснении того, с каким именно текстом документа работник в реальности был ознакомлен. Поэтому классический  вариант ознакомления предпочтительнее. 

2. В связи с развитием новых электронных технологий, мы считаем, что допустимо предусматривать в правилах внутреннего трудового распорядка и трудовых договорах возможность ознакомлений работников  с внутренними документами   Общества путем представления данных документов работнику по электронной почте, или размещения на вашем сайте (как дополнительный порядок).

Следует помнить,  что некоторые документы (приказ о приеме на работу, увольнении, отпуске) должны быть объявлены работнику под роспись, а уведомление о явке за трудовой книжкой должно быть отправлено исключительно почтой, и  эти  новые возможности  электронных отправок, пока (до изменения практики) можно применять   лишь  как дополнительные, подстраховочные, показывающие прозрачность вашей кадровой политики. В дальнейшем, со временем, в связи с изменением способов ознакомлений  и судебная практика тоже изменится, т.к. она всегда привязана к реальности и движется в сторону упрощения.    Эти новые возможности  могут быть   эффективной мерой защиты в суде  в случае если это условия такого ознакомления прямо предусмотрены правилами ВТР и трудовым договором, с указанием в трудовом договоре электронного адреса для переписки, адреса сайта. Предлагаемый нами в курсе вариант трудового договора и Правил ВТР документов содержат содержит необходимые условия  для реализации данных новых возможностей.

Мы  рекомендуем иметь на своем сайте соответствующий подраздел по внутренним документам вашего общества, доступный для вашего персонала. Например, на случай пробоя в кадровом учете, на  просьбу суда  доказать ознакомление работника с правилами ВТР, должностной инструкцией, или  положением о защите персональных данных,  вы сможете предъявить суду  на свободный доступ к данным документам  на вашем сайте  и соответствующие условия трудового договора с работником. В условиях когда затруднен контроль за кадровым учётом из-за загруженности,  такие  возможности будут хорошей  подстраховкой для бизнеса.  Однако не забывайте, про недопустимость разглашения на сайте персональных данных работника.

3. При наличии предпосылок и, при условии наличия исключительного доверия, Генеральный директор вправе делегировать права на подписание всех или некоторых кадровых, трудовых договоров  приказов специалисту по кадровому учету на основании Приказа. В этом случае, приказы  трудовые договоры подписываются специалистом со ссылкой на номер и дату приказа. Лицо, которому делегировано такое право обязано не допускать отклонений от утвержденного Ген. Директором и учредителями штатного расписания  общества, содержащего наименования всех должностей и должностные оклады, т.к. несет за это ответственность.  

Специалист по кадровому учету под роспись должен быть ознакомлен  с штатными расписаниями и их изменениями, а эти штатные расписания  с записями об ознакомлении должны  храняться лично у руководителя.

2.4. Личное дело работника

Личное дело работника состоит из  личной карточки работника  по унифицированной форме № Т-2 утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, в которой   хранятся  все документы  о деятельности работника, включая приказы, анкеты, характеристики,   заявления  о приеме и увольнении с работы,   расписки, трудовой договор, объяснительные, копии приказов о дисциплинарных взысканиях.

Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 утверждены все применяемые в кадровом учете формы документов. В личную карточку (личное дело) вносятся сведения о дисциплинарных наказаниях, отпусках, переводах, повышении, приеме и увольнении с работы.  Номера приказов о приеме, переводе  увольнении  вписываются в  личную карточку за подписью работника.

• Практический комментарий:
• Ведение личной карточки  работника  по унифицированной форме № Т-2 утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1  по закону обязательно.  В связи с тем, что как показывает практика, многие предприятия не находят времени на выполнение данной процедуры по каким-либо причинам,  допустимо заполнение личной карточки при приеме на работу самим работником, с последующей проверкой содержимого ответственным за кадровый учет.  Отсутствие  личной карточки (или оформление ее в упрощенной форме)  при  наличии основных документов кадрового учета (включая приказы об отпусках) не влечет серьезных сложностей доказывания при трудовом споре, но административный штраф за отсутствие личной карточки может иметь место.  Однако,  учитывая что при кадровой проверке нарушения у малого бизнеса почти всегда найдутся и административный штраф   назначается в случае кадровой проверки  в 99% случаев, то риски отсутствия или упрощенного оформления личных карточек, на наш взгляд,  не велики. Но, это, опять же, при наличии основных кадровых документов.