3. ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА   КАДРОВОГО  ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

3.1. Хранение документов кадрового учета

Личные дела и кадровые приказы необходимо хранить в местах, исключающих доступ других работников к ним, чтобы не допустить утраты кадровых документов или разглашения персональных данных.  Трудовые книжки должны храниться исключительно в сейфе, в который имеют доступ только ответственный по кадрам и руководитель. Документы кадрового учета (включая  платежные ведомости, трудовые договоры, кадровые приказы, штатные расписания др.) имеют длительные сроки хранения (более 40 лет) и не могут быть уничтожены. По ликвидации они сдаются в  государственный  архив.

Любая выдача трудовых книжек для оформления загран-паспорта, и др.,  производится Специалистом исключительно  на основании письменного  заявления работника, с внесением соответствующих записей  и подписей работника в получении книжки в книгу учета движения трудовых книжек. 

3.2. Нумерация кадровых приказов

Приказы по кадровому учету и приказы по основной деятельности  учитываются отдельно.

Для  основных кадровых приказов  о приеме на работу, переводе, увольнении, изменении оклада, должна  быть заведена   отдельная папка «Кадровые приказы», их нумерация должна быть сквозной, по порядку принятия,  с признаками отличия кадровых приказов от приказов по основной деятельности, обычно это  буква «к», или "лс" (Пример: Приказ № 1к). У приказов по основной деятельности    более короткие сроки хранения.

Нумерация  кадровых  приказов каждый год начинается заново, с номера 1к.

Приказам по основной деятельности  присваиваются номера без буквы «к».

Для удобства учета приказов, приказы об утверждении, изменении штатных расписаний, предоставлении отпусков,  регистрируются и нумеруются  как   приказы по основной деятельности,  а как кадровые приказы с буквой «к» регистрируются  только приказы о приеме на работу, приказы об увольнении, приказы о переводе, перемещениях, приказы об изменении оклада.

3.3. Переписка работодателя и работника (уведомления. извещения, др.)

В кадровом учета важно правильное оформление почтовых отправок и сохранение доказательств отправок и вложений (вторых экземпляров телеграмм, писем, др.). Важная переписка с работником (отправка приказов, трудовых книжек, уведомлений) должна быть сделана ценным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении. Допускается  вручение письма   под подпись работника в получении на 2 –м экземпляре письма.

При отправке телеграмм от работодателя работнику,  бланк телеграммы  заполняется  в двух экземплярах, с целью  чтобы на тексте второго экземпляра почта проставила свою отметку о дате отправки.  Текст телеграммы с отметкой почты  является доказательством в суде, иначе восстановит текст телеграммы не возможно. Вторые экземпляры писем,  телеграмм, квитанций об отправке, описей вложения  должны храниться в личном деле. Трудовая книжка не может  быть отправлена почтой если нет письменного заявления об этом работника или записи этой его просьбы на диктофоне/автоответчике. Если все же она отправляется – то только ценным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении.

3.4. Отказ работника от подписания приказов и дачи объяснений

При отказе работника  от подписания приказа, приглашаются свидетели. При свидетелях, работнику вновь предлагается подписать приказ,  в случае отказа, содержание приказа объявляется работнику устно в присутствии свидетелей, свидетели знакомятся с приказом,  и составляется акт об устном объявлении приказа и об отказе работника подписать приказ  с подписями свидетелей. После составления  акта, второй  оригинальный экземпляр приказа отправляется работнику почтой ценным письмом с описью вложения.  При отказе от дачи объяснений, порядок аналогичный, но составляется акт об отказе работника дать объяснения причин дисциплинарного нарушения работника.

3.5. Табели  учета рабочего времени

Кадровая служба  ведет  учет  рабочего времени в табелях унифицированной формы  и предоставляет данные табеля главному бухгалтеру для начисления заработной платы.  Время прогулов оплате не подлежит.

Упрощенная форма табеля (ее часто ведут на предпиятиях) является не допустимой, но если стандартную форму вести сложно, необходимо вести  упрощенную форму, как промежуточную. На основании упрощенной формы всегда может быть  оформлен табель унифицированной формы (при необходимости).

Штатное расписание  утверждается раз в год (в идеале), либо чаще при изменениях.

Изменения штатного расписания оформляются приказами «О внесении изменений в штатное расписание», либо утверждением штатного расписания в новой редакции с определенной даты.  Судебная практика говорит, что штатное расписание утверждается учредителями на общем собрании  и ген. директором, а не только одним Ген. директором.

Табели учета рабочего времени являются  важным документов кадрового учета, и, документом первичного бухгалтерского учета, т.к. на основании них  начисляется заработная плата работникам.  Если предприятие не обладает ресурсом вести данные табеля, желательно вести  учёт времени прихода и ухода работников  в журнале, либо автоматизированным способом. Чтобы иметь возможность при необходимости восстановить табеля по этим данным.